Impagos entre empresas: cómo reclamar una factura y cobrar de verdad

La factura vencida que el cliente no paga es el problema más repetido de las pymes de la comarca — y el que más dinero tira por la borda por pura tardanza: la deuda se degrada con los meses, la prueba se enfría y cuando decides reclamar en serio, el plazo puede estar más cerca de lo que crees. Esta guía ordena la escalera completa: qué hacer el día 1 del impago, qué te da la Ley 3/2004, cuándo el monitorio es la vía rápida y qué pasa si el deudor entra en concurso. El resumen práctico está en la reclamación de deudas e impagos del despacho.

1. Antes de reclamar: fija la prueba

Un impago se gana con papeles. Antes de subir el tono, comprueba que tienes el expediente completo, porque el juez de primera línea va a preguntar exactamente por esto:

• El contrato o pedido aceptado: presupuesto firmado, albarán conforme, correo de confirmación o, como mínimo, el intercambio que acredite qué se encargó y a qué precio.
• La factura emitida y servida: con los datos fiscales correctos del deudor (razón social exacta, NIF) — un error en el nombre de la empresa encarece y alarga todo el proceso.
• El plazo de pago pactado: sin plazo pactado, la Ley 3/2004 lo pone: 30 días desde la factura o la entrega, ampliable a 60 si consta por escrito. Más de 60 días de plazo es abusivo salvo excepción pactada.

¿Y sin contrato firmado? Entre empresas el contrato existe desde que hay consentimiento sobre el objeto y el precio: correos, pedidos y albaranes conformados pueden bastar. La diferencia la marca la calidad de la contratación de aquí adelante.

2. La reclamación amistosa que sirve como prueba

La primera llamada la da tu gestor o tu administrador, pero el primer burofax con certificación de texto y acuse (o el email con buzoneo equivalente) debe salir pronto y estar bien escrito: identificación de la factura, importe, vencimiento, la advertencia de intereses de demora y un plazo concreto de pago (10-15 días). Ese documento vale doble: empuja al deudor que sí tiene liquidez y, si hay juicio, interrumpe la prescripción y demuestra que exigiste el pago sin demora.

Atención a la propuesta de «pago en cuotas» del deudor: si aceptas un aplazamiento, hazlo por escrito con reconocimientos de deuda firmados y un calendario; un plan de pago informal sin nada firmado te hace perder tiempo y debilita la reclamación. Y si el deudor alega defectos en la obra o el servicio, responde por escrito puntualizando: la discusión de calidad no suspende el devengo de intereses si la reclamación es temprana y la entrega estuvo conforme.

3. Lo que la Ley 3/2004 pone a tu favor

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad (trasponiendo las directivas europeas) no es teoría: son euros que puedes añadir a la reclamación.

• Intereses de demora automáticos: el interés legal del dinero más el spread pactado para empresas — tradicionalmente, el BCE + 8 puntos — sin necesidad de reclamación previa desde el día siguiente al vencimiento. En una factura de 20.000 €, unos meses de demora ya son cientos de euros.
• Costes de recobro: una cifra mínima fija (40 €) más los gastos razonables de reclamación: burofax certificado, informe de solvencia, y los costes del proceso si llegas a él.
• Prohibición de abuso: los pactos que alarguen el plazo por encima de 60 días o que renuncien a los intereses son, en general, abusivos entre empresas — con matices sectoriales.

El plazo de prescripción de la acción de reclamación entre empresas es de 5 años (art. 1964 del Código Civil), pero no lo juegues: cada reclamación fehaciente interrumpe el cómputo y empieza de nuevo. La prueba del impago envejece mucho más rápido que el derecho.

4. El procedimiento monitorio: la vía rápida

Para deudas documentadas (facturas, albaranes, contratos) de cualquier cuantía, el monitorio es la vía pensada para ti:

• Solo una petición: se presenta en el juzgado del domicilio del deudor con la lista de facturas y la documentación; no hace falta abogado ni procurador hasta 2.000 € (a partir de ahí, sí).
• El requerimiento de pago: el juzgado notifica al deudor y le da 20 días hábiles para pagar o oponerse.
• Si paga, fin: cobras y se archiva.
• Si se opone, pasa a juicio ordinario o verbal según la cuantía: el monitorio se convierte en el procedimiento correspondiente y ahí la documentación del punto 1 decide.
• Si no dice nada, ejecución: pedido el despacho de ejecución, el embargo alcanza cuentas, cobros, inmuebles y vehículos del deudor, con los intereses acumulados.

Para facturas menores (2.000-30.000 €) el juicio verbal es el procedimiento de destino si hay oposición; para importes mayores, el ordinario. En ambos casos hay que pasar antes por el MASC (negociación previa obligatoria) cuando la cuantía lo exige — así lo explica la guía del MASC antes de demandar. Y si tras la sentencia el deudor sigue sin pagar, la ejecución investiga su patrimonio: el punto 6 de la ficha de cobro de deudas detalla qué se puede embargar.

5. Si el deudor entra en concurso

El peor escenario: el deudor pide el concurso de acreedores. Lo importante es actuar rápido, porque los derechos del acreedor se ordenan por plazos:

• Comunicación del crédito al administrador concursal en el plazo del edicto (un mes desde la publicación en el BOE). Fuera de plazo, el crédito se convierte en subordinado: lo último en cobrar, si queda algo.
• Créditos con garantía (hipoteca, prenda) van delante; los créditos contra la masa (suministros posteriores a la declaración) se pagan al día: por eso decidir si seguir vendiendo al concursado es una decisión de crédito, no de confianza.
• En el concurso de persona natural el deudor puede pedir el beneficio de exoneración (el «BEPI»), que en el régimen de la Ley 16/2022 puede llegar a extinguir parte de las deudas: otra razón para no dejar correr el tiempo.
• Y si el deudor era una sociedad vaciada (sin contabilidad, con alzamiento de bienes, fondos sacados por los administradores), la vía correcta no es el concurso: es la responsabilidad de los administradores, que se explica en la guía correspondiente.

6. Preguntas frecuentes